فرض کنید که در محل کار مشغول انجام کارهای روزانه خود هستید، که ناگهان وظیفه‌ای جدید به شما محول می‌شود و این در حالی است که باید تمام کارهای قبلی را نیز به موقع تحویل دهید و امکان حذف کاری وجود ندارد. شما در این شرایط چگونه برخورد می‌کنید؟

ممکن است در همان لحظۀ اول دچار استرس و نگرانی شوید و دیگر قادر نباشید روی هیچ کاری تمرکز کنید. گویی هرچیز که از کنار شما می‌گذرد، می‌خواهد حواستان را پرت کند.

دست‌پاچگی و هول شدن راهکار درستی نیست و فقط باعث هدر رفتن زمان و کاهش انرژی شما می‌شود. یکی از روش‌هایی که می‌توانید در این شرایط از آن بهره ببرید، ماتریس اولویت‌بندی آیزنهاور است.

در این بلاگ قصد داریم تا شما را با ماتریس آیزنهاور و نحوۀ بهره‌گیری از آن آشنا کنیم.

معرفی ماتریس آیزنهار

ماتریس آیزنهاور نخستین بار توسط رئیس جمهور اسبق امریکا، آقای آیزنهاور در سال 1954 میلادی ( سال 1333 هجری شمسی) در یک سخنرانی به امریکا معرفی شد. در این سخنرانی که آیزنهاور صحبت جالبی انجام داد که مضمون سخنان او این بود:«مشکلات من دو نوعند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچگاه فوری نیستند.»آیزنهاور در آن زمان متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همۀ آن را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. این ماتریس می‌تواند به ما برای به دست آوردن زمان بیش‌تر کمک شایانی کند چرا که از تلف کردن وقت و انرژی ما در انجام کارها جلوگیری و همچنین به ما در اولویت بندی کارها کمک می‌کند. بر اساس این ماتریس کارها با توجه به دو ویژگی اصلی “اهمیت کار” و “فوریت کار” تقسیم بندی می شوند.

کارهای "فوری" و "مهم" چه کارهایی هستند؟

• کارهای مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم؛ چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.
• کارهای فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آن‌هایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.

آگاهی از فوری بودن و یا مهم بودن کارها، سبب می‌شود تا از انجام کارهای بی‌اهمیت پرهیز کنیم و با علم به این موارد، می‌توانید یک برنامه‌ریزی اصولی و منطقی را انجام دهیم.

نحوۀ استفاده از ماتریس آیزنهاور

ماتریس از چهار اصل تشکیل شده‌است:

وظایف فوری و مهم هستند.

وظایف فوری نیستند اما مهم هستند.

وظایف فوری هستند اما مهم نیستند.

وظایف فوری و مهم نیستند.

دسته اول) فوری و مهم

این دسته شامل دو نوع کار می‌شوند:

1. کارهایی که برای شما قابل پیش‌بینی نبودند: دریافت یک پروژۀ ناگهانی
2. آن‌هایی که انجامشان را به لحظۀ آخر موکول کردید: تحویل پروژه، مهلت ثبت‌نام در یک دوره

چگونه کارهای نوع اول را مدیریت کنیم؟

برای اینکه با کارهای نوع دوم درگیر نشوید، کافیست وظایف خود را به درستی برنامه‌ریزی کنید و کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید؛ تا تمامی آن‌ها در یک بازۀ زمانی انجام شوند و کاری برای دقیقۀ نود باقی نماند. برای آشنایی بیش‌تر با نحوۀ برنامه‌ریزی اصولی، می‌توانید مقالۀ"چگونه اصولی برنامه‌ریزی کنیم؟" را مطالعه کنید.

حالا چطور با کارهای نوع اول برخورد کنیم تا غافل‌گیر نشویم؟

از آنجایی که امکان پیش‌بینی دقیق این وظایف وجود ندارد، بهترین شیوه برای رویارویی مناسب با این کارها، تعیین زمانی خالی در برنامه‌ریزی‌تان است. اگر در برنامۀ خود جایی خالی را به این کارها اختصاص نداده باشید، هنگام رخداد این وقایع مجبور هستید تمامی کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید.

پس ربع اول ماتریس آیزنهاور از مهم‌ترین وظایف‌تان تشکیل شده‌است. فعالیت‌های ضروری که مهلت انجام دادن آن‌ها نزدیک است و نمی‌توان آن‌ها را پشت گوش انداخت. برای قرار دادن وظایف در این گروه، ابتدا باید اولویت‌های خود را کاملا تجزیه و تحلیل کنید و سپس تصمیم بگیرید که چقدر با معیارهای شما متناسب است. اگر این کار باید ظرف یک روز انجام شود و بیشتر از روز نباید طول بکشد، جزو وظایف فوری است.

دسته دوم) مهم ولی غیرفوری

انجام کارهای این دسته شما راه تحقق اهداف شخصی و حرفه‌ای نزیک می‌کند.این وظایف معمولا شامل مراقبت از خود، خودسازی، روابط اجتماعی و برنامه ریزی برای آینده است. نمونه‌هایی از وظایف دسته دو عبارت‌اند از:

ورزش کردن

زمان سپری کردن با خانواده

برنامه ریزی هفتگی (تعیین برنامه برای هفته پیش رو)

برنامه ریزی مالی هفتگی

خرید مواد غذایی و موارد دیگر

صرف وقت برای پیگیری سرگرمی های خود

کارهای خانه

سعی کنید به میزان کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. هم‌چنان یادتان باشد که بیش از حد روی این کارها نمانید چون ممکن است برای اجرای کارهای مهم و فوری دچار کمبود وقت و استرس شوید.

دسته سوم) فوری اما غیرمهم

این کارها فوری ولی کم‌اهمیت هستند زیرا در جهت اهداف شما پیش نمی‌روند. قبل از انجام این کارها همیشه از خود بپرسید:"این نمی‌توانم این کار را به شخص دیگری محول کنم؟" برای درگیر نشدن با این کارها، باید مهارت نه گفتن را بلد باشید و سعی کنید همۀ کارها را خودتان انجام ندهید،  بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار پیدا کنند. نمونۀ این کارها هنگامی است که شما در شرکت مشغول اجرای خیل عظیمی از کارهای خود هستید که ناگهان همکارتان از شما می‌خواهد یک عکس را برایش ادیت کنید. در این حالت شما دو کار انجام می‌دهید: یا از روی خیرخواهی آن را انجام می‌دهید، یا به او نحوۀ آن را آموزش می‌دهید. در هر دو صورت شما زمانی را از دست داده‌اید.

بهترین نحوۀ مواجهه با این اتفاق، این است که با لحنی دوستانه او را راهنمایی کنید و بگویید با یک سرچ در گوگل خودش آن را انجام دهید یا از او بخواهید در زمان دیگری به سراغتان بیاید.

اما همیشه به خاطر داشته‌باشید که زمان‌هایی را هم خالی نگه دارید تا افرادی که قصد دارند با شما صحبت کنند، بدانند که چه وقت این امکان فراهم است. به این ترتیب، هم آنها مزاحم کارتان هم نمی‌شوند و هم شما هم‌تیمی باحالی باقی می‌مانید. بهترین روش، تعیین جلسۀ روزانه است.

دسته چهارم) وظایف غیرفوری و غیرمهم

فعالیت‌های گروه چهارم «اتلاف وقت» هستند. این فعالیت‌ها نه فوری هستند و نه مهم و هیچ کاری برای نزدیک کردن شما به اهداف‌تان انجام نمی‌دهند. اینها وظایف «انجام نده» هستند و عوامل حواس پرتی محسوب می‌شوند. نمونه‌هایی از وظایف دسته چهار عبارت‌اند از:

• تماشای تلویزیون و فیلم
• وبگردی بدون هدف
• وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی
• بازی‌های ویدیویی

متاسفانه، بسیاری از ما زمان زیادی را در این گروه صرف می‌کنیم. این موضوع بدان معنا نیست که شما هرگز نمی‌توانید اوقات فراغت داشته باشید. مهم است که برای مدتی دست از کار بکشید و به خود اجازه دهید کارهای این دسته را نیز تجربه کنید اما باید یک محدودیت زمانی مشخص تعیین کنید. بیشتر از یک ساعت در روز روی این فعالیت‌ها تمرکز نکنید. آخرین دسته از ماتریس آیزنهاور؛ شامل وظایفی است که اساسا قاتلین بهره وری شما هستند. آن‌ها به هیچ وجه در رسیدن به اهداف شما سهیم نیستند. این فعالیت‌ها را شناسایی کنید و آن‌ها را از بین ببرید تا به بهره وری شما افزایش یابد.

به یاد داشته‌باشید که وقتی با تعدادی زیادی از مشکلات مواجه می‌شوید، می‌توانید پرچم سفید را برافراشته و دچار سردرگمی و استرس شوید. اما قبل از ورود به منظقه «من نمی‌توانم از پس این کارها بربیام» بهتر است نگاهی به عملکرد ماتریس زمان آیزنهاور بیاندازید. تنها کاری که باید انجام دهید اولویت‌بندی وظایف براساس ضروریت و اهمیت است.